Grundsätze der Datenverarbeitung durch die Deutsche Aktuarvereinigung e.V. (DAV) für Geschäftspartner und Interessenten bzw. deren Ansprechpartner sowie Besuchende

Sie sind über einen Link (bspw. in der Signatur einer Email) auf diese Seite gekommen, weil Sie sich über unseren Umgang mit (Ihren) personenbezogenen Daten informieren wollen.

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet werden richtet sich maßgeblich nach Art und Umfang der bestehenden Geschäftsbeziehung. Bitte geben Sie diese Informationen auch den aktuellen und zu künftigen vertretungsberechtigten Personen und Ansprechpartnern in Ihrem Unternehmen weiter.

Um unsere Informationspflichten nach den Art. 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne unsere Informationen zum Datenschutz dar.

1. Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist die:

Deutsche Aktuarvereinigung e.V. (DAV), vertreten durch den Vorstand, Hohenstaufenring 47-51, 50674 Köln, Tel.: 0221 - 912 554 – 0, Fax: 0221 - 912 554 – 44, E-Mail: info@aktuar.de.

Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten im Impressum unserer Internetseite: https://aktuar.de/de/impressum.

Unser Datenschutzbeauftragter

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter denen im Impressum benannten Kontaktmöglichkeiten sowie per E-Mail unter: datenschutz@aktuar.de.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass bei Nutzung dieser E-Mail-Adresse die Inhalte nicht ausschließlich von unserem Datenschutzbeauftragten zur Kenntnis genommen werden. Wenn Sie vertrauliche Informationen austauschen möchten, bitten wir Sie daher über die o. g. E-Mail-Adresse um eine direkte Kontaktaufnahme.

2. Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Gegenstand unseres Unternehmens sind das Anbieten der berufsbegleitenden Ausbildung mit dem Titel „Aktuar DAV“ bzw. „Aktuarin DAV“, die Förderung und Betreuung der Mitglieder, eine kompetente Vertretung der Mitglieder gegenüber Branche, Politik und Öffentlichkeit sowie alle damit in Zusammenhang stehenden technischen und kaufmännischen Dienstleistungen. Wenn wir Daten von Ihnen erhalten haben, dann werden wir diese grundsätzlich nur für die Zwecke verarbeiten, für die wir sie erhalten oder erhoben haben.

Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken kommt nur dann in Betracht, wenn die insoweit erforderlichen rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO vorliegen. Etwaige Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 3 DSGVO und Art. 14 Abs. 4 DSGVO werden wir in dem Fall selbstverständlich beachten.

Im Rahmen der Anbahnung und Durchführung der Geschäftsbeziehung verarbeiten wir insbesondere folgende Datenkategorien unserer Geschäftspartner bzw. deren Ansprechpartner, die wir direkt von diesen oder von sonstigen Dritten (z. B. Schufa) zulässigerweise (z. B. zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer erteilten Einwilligung) erhalten haben. Zum anderen verarbeiten wir Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Presse, Internet) zulässigerweise erhoben haben:

Interessenten

  • Personen-/Kontaktdaten (z. B. Vorname, Nachname, Gesellschaft, Adresse, (Mobil-)Telefonnummer, Telefax, E-Mail)
  • Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit Korrespondenz (E-Mails, Briefverkehr)

Mitglieder (Kunden), Lieferanten und Dienstleister

  • Personen-/Kontaktdaten (z. B. Vorname, Nachname, Gesellschaft, (Mobil-)Telefonnummer, Telefax, E-Mail, KFZ-Kennzeichen bei Zufahrt auf unser Werksgelände)
  • Vertrags- und Abrechnungsdaten (z. B. Bankverbindung, bestellte Waren, Rechnungsdaten)
  • Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit Korrespondenz (E-Mails, Briefverkehr)
  • Legitimationsdaten (z. B. Ausweispapiere), Authentifikationsdaten (z. B. Unterschriftenprobe), Schufa-Score
  • bei Zugriff oder Nutzung unserer IT-Anwendungen: Protokolldaten (z.B. User-ID, Zeitstempel, Art des Zugriffs)

Besuchende an unserem Standort in Köln

  • Personen-/Kontaktdaten (z. B. Vorname, Nachname, Gesellschaft, Adresse, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail)
  • Besuchszeit

Besuchende unserer Website

3. Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich – soweit es nicht noch spezifische Rechtsvorschriften gibt – Art. 6 DSGVO. Hier kommen insbesondere folgende Möglichkeiten in Betracht:

  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO)
  • Datenverarbeitung zur Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO
  • Datenverarbeitung auf Basis einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)
  • Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.

Beispiele:

  • Newsletter oder andere werbliche Maßnahmen über elektronische Post (Email)
  • Telefonische Kontaktaufnahme im Kontext werblicher Maßnahmen

Zur Erfüllung von Verträgen mit unseren Kunden, Lieferanten und Dienstleistern erfolgt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gem. Art 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Davon umfasst ist auch die Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen, auf Anfrage des Geschäftspartners.

Wenn wir Daten auf Basis einer Interessenabwägung verarbeiten, haben Sie als Betroffene/r das Recht, unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen.
Beispiele:

  • Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse und zu direkter Kundenansprache
  • für interne Verwaltungszwecke innerhalb der Unternehmensgruppe, u.a. auch Konzernveranstaltungen
  • Werbung oder Markt- und Meinungsforschung, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebes Verhinderung von Straftaten
  • Videoüberwachungen zum Objektschutz sowie zur Prävention und Verfolgung von Straftaten und zur Wahrung des Hausrechts
  • Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. Zugangskontrolle, Zutrittsberechtigung)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Besuchs unserer Standorte im Empfangsbereich sowie Besuchszeiten als Besuchender in unserem digitalen Besucherbuch basiert auf Basis einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).

Unser Interesse besteht u.a. darin, die Sicherheit in den Räumlichkeiten von uns zu gewährleisten, unter anderem durch die Registrierung des Zugangs, und einen Überblick über die auf dem Gelände anwesenden Personen zu erhalten.

Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO) um diverse rechtlichen Verpflichtungen, d. h. gesetzlichen Anforderungen, z. B. steuerrechtlichen Vorschriften zu erfüllen, denen wir als Unternehmen unterliegen.

4. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange es zur Erfüllung der unter Ziffer 3 genannten Zwecke erforderlich ist.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – z.B. im Handelsrecht oder Steuerrecht – werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.

Grundsätzlich nehmen wir gegen Ende eines Kalenderjahres eine Prüfung von Daten im Hinblick auf das Erfordernis einer weiteren Verarbeitung vor. Aufgrund der Menge der Daten erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung.

Zur Überwachung der Sicherheit in unseren Räumlichkeiten bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten aus der Besucherregistrierung für 12 Monate nach Ihrer Registrierung auf, es sei denn, sie müssen als Beweis für eine konkrete Straftat oder Forderung oder zur Identifizierung eines potenziellen Täters, Opfers oder Zeugen länger aufbewahrt werden.

Selbstverständlich können Sie jederzeit (s.u.) Ihre Rechte als „Betroffene“, über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen und im Falle einer nicht bestehenden Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

5. An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dies für die Durchführung des Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, die Weitergabe auf Basis einer Interessenabwägung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zulässig ist, wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder Sie insoweit eine Einwilligung erteilt haben.
Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten sein:

  • Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
  • Auftragsverarbeiter, an die wir zur Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen personenbezogene Daten übermitteln (z. B. Unterstützung/Wartung von IT-Anlagen, Datenvernichtung, Zahlungsverkehr, Buch¬haltung)
  • diejenigen Stellen für die Sie uns ggf. Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben
  • diejenigen Tochtergesellschaften oder Dienstleister, die in die Vertragserfüllung einbezogen sind

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sog Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Vertragsdurchführung erforderlich und/oder gesetzlich vorgeschrieben ist, Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittland eingesetzt, wird eine angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet.

6. Wo werden die Daten verarbeitet?

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland oder in der EU/EWR verarbeitet.

7. Ihre Rechte als „Betroffene“

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Hierzu kann es ggf. auch erforderlich sein, dass wir Sie um weitere Informationen oder eine Kopie der Vorderseite Ihres Personalausweises bitten.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Außerdem haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Insbesondere haben Sie ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 und 2 DSGVO gegen die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit einer Direktwerbung, wenn diese auf Basis einer Interessenabwägung erfolgt.

8. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und
die Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

9. Gibt es Ihrerseits eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.

10. Gibt es eine automatische Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)?

Eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling wird nicht genutzt.

 

 

Stand: 27. November 2025